Τα πρωτόκολλα για τα συνέδρια (μέχρι 24 Μαΐου) περιγράφονται στο Παράρτημα 14 της ΚΥΑ. Τα βασικά σημεία:
ΔΙΕΞΑΓΩΓΗ ΥΒΡΙΔΙΚΩΝ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΩΝ, ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΩΝ ΚΑΙ ΛΟΙΠΩΝ ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ
Α. ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ
Τα επιστημονικά / επαγγελματικά και λοιπά συνέδρια θα μπορούν να διεξάγονται με υβριδικό τρόπο, δηλαδή θα υπάρχει παράλληλα:
ο φυσική παρουσία περιορισμένου και προκαθορισμένου αριθμού συνέδρων στον χώρο του συνεδρίου με όλους τους υγειονομικούς κανόνες που περιγράφονται στη συνέχεια και ο ταυτόχρονη διαδικτυακή μετάδοση για τους λοιπούς εγγεγραμμένους συνέδρους.
Σε περίπτωση που για επιδημιολογικούς λόγους επιβληθεί από την Πολιτεία απαγόρευση συνεδρίων με φυσική παρουσία, το συνέδριο δεν θα αναβάλλεται / ματαιώνεται, αλλά θα μετατρέπεται αυτόματα σε καθ' ολοκληρία διαδικτυακό.
Ο διοργανωτής έχει την επιλογή να διοργανώσει εξαρχής ένα συνέδριο αποκλειστικά μέσω διαδικτύου, χωρίς φυσική παρουσία.
Δεν επιτρέπονται τα συνέδρια μόνο με φυσική παρουσία, χωρίς ταυτόχρονη διαδικτυακή μετάδοση.
Φυσική παρουσία επιτρέπεται μόνο σε Πανελλήνια, περιφερειακά και τοπικά συνέδρια. Επιτρέπονται διεθνή συνέδρια με φυσική παρουσία ξένων συνέδρων σύμφωνα με τις ταξιδιωτικές οδηγίες για τις διεθνείς μετακινήσεις. Επιτρέπεται η πρόσκληση περιορισμένου αριθμού διακεκριμένων αλλοδαπών ομιλητών, όπου αυτό χρειάζεται.
Στην περίπτωση της φυσικής παρουσίας συνέδρων από το εξωτερικό απαιτείται να είναι εμβολιασμένοι (ύπαρξη πιστοποιητικού εμβολιασμού) ή να έχουν πραγματοποιήσει τα προβλεπόμενα τεστ.
Εντός του Συνεδριακού Κέντρου ορίζεται συντονιστής για τη διαχείριση ενδεχόμενου κρούσματος COVID -19
Xώρος καραντίνας
Κοντά στην είσοδο του Συνεδριακού Κέντρου ορίζεται ειδικά διαμορφωμένος χώρος με παράθυρο, προκειμένου να αποτελέσει χώρο απομόνωσης των ενδεχόμενων κρουσμάτων, ο οποίος θα είναι εφοδιασμένος με υγειονομικό υλικό όπως μάσκες, χαρτομάντηλα/χειροπετσέτες, κλειστό ποδοκίνητο κάδο, νιπτήρα με υγρό σαπούνι. Η πόρτα του εν λόγω χώρου πρέπει να παραμένει διαρκώς κλειστή και η είσοδος πρέπει να περιορίζεται μόνο σε προσωπικό εκπαιδευμένο για την αντιμετώπιση ενδεχόμενων περιστατικών ΟΟνΐϋ-19.
Οι διοργανωτές τηρούν κατάλογο με τα στοιχεία επικοινωνίας των εγγεγραμμένων στο Συνέδριο ώστε να χρησιμοποιηθεί σε περίπτωση ιχνηλάτησης επαφών επί επιβεβαιωμένου κρούσματος.
Οι διοργανωτές των συνεδρίων σε συνεργασία με επαγγελματίες υγείας φέρουν την ευθύνη της πραγματοποίησης σε όλους τους παρευρισκόμενους στο χώρο διεξαγωγής του συνεδρίου (συνέδρους, προσωπικό εταιρείας διοργάνωσης συνεδρίου, προσωπικό καθαριότητας, προσωπικό χορηγών συνεδρίου κ.λπ.) με εγκεκριμένα αντιγονικά τεστ κατά την έναρξη του Συνεδρίου. Επιπλέον, συνίσταται η πραγματοποίηση αυτοδιαγνωστικού ελέγχου μετά το πέρας της τρίτης ημέρας του Συνεδρίου.
Μέχρι 50 άτομα
Ο αριθμός των συνέδρων με φυσική παρουσία περιορίζεται με βάση τη χωρητικότητα της αίθουσας του συνεδρίου τηρώντας τις αποστάσεις του ενάμισι (1,5) μέτρου προς όλες τις κατευθύνσεις, με μέγιστο αριθμό ατόμων στην αίθουσα (συμπεριλαμβανομένου του προσωπικού) τα πενήντα (50) άτομα, στην περίπτωση που το επιτρέπει το εμβαδόν της αίθουσας.
• Η χρήση μάσκας προσώπου είναι υποχρεωτική για όλους τους παρευρισκόμενους (υπάλληλοι, τεχνικοί, ασφάλεια), για τους συνέδρους και για τους ομιλητές. Εναλλακτικά, ο ομιλητής μπορεί να μην φοράει μάσκα κατά την διάρκεια της ομιλίας του, υπό τον όρο ότι υπάρχει προστατευτικό πέτασμα, το οποίο καθαρίζεται και απολυμαίνεται επιμελώς μεταξύ δύο ομιλητών .
Β. ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ ΕΓΓΡΑΦΕΣ
Οι σύνεδροι, που επιθυμούν να παρακολουθήσουν το συνέδριο δια ζώσης πρέπει να έχουν την δυνατότητα να κάνουν ηλεκτρονικά εγγραφή μιας διαθέσιμης θέσης στην αίθουσα του συνεδρίου και για την συνεδρία που επιθυμούν. Οι εγγραφές για φυσική παρουσία, περιορίζονται με βάση τη χωρητικότητα της αίθουσας, τη δυνατότητα πραγματοποίησης εργαστηριακών τεστ και με βάση την απόσταση των καθήμενων συνέδρων. Δεν θα επιτρέπεται η είσοδος σε συνέδρους, που δεν έχουν κάνει εγγραφή, εκτός αν υπάρχουν διαθέσιμες κενές θέσεις. Η είσοδος των συνέδρων στην αίθουσα θα ελέγχεται με ηλεκτρονική σάρωση της κάρτας συνέδρου. Στην αίθουσα θα βρίσκονται μόνο οι πρόεδροι/ομιλητές της συνεδρίας, οι επιτρεπόμενοι σύνεδροι και το προσωπικό.
Η επικοινωνία των συμμετεχόντων με τη Γραμματεία / τους Διοργανωτές του συνεδρίου αλλά και τις Υπηρεσίες του Συνεδριακού Κέντρου γίνεται τηλεφωνικώς ή ηλεκτρονικά για οποιοδήποτε θέμα προκόψει, προκειμένου να μειωθούν οι ανάγκες μετακίνησης των συνέδρων/ομιλητών για συνάντηση με τις υπηρεσίες της διοργάνωσης, όπως λογιστήριο, γραμματεία του Συνεδρίου, ρ3ΓΚίπ§ κλπ.
Η εγγραφή, η χορήγηση καρτέλας συνέδρου, το πρόγραμμα του συνεδρίου και η απονομή πιστοποιητικών θα γίνεται ηλεκτρονικά (μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, 5Μ5, μέσου κοινωνικής δικτύωσης).
ΤΕΧΝΙΚΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ
Ο συνεδριακός χώρος θα είναι αποκλεισμένος και απόλυτα ελεγχόμενος καθ' όλη τη διάρκεια των σταδίων προετοιμασίας και αποξήλωσης και η πρόσβαση θα επιτρέπεται μόνο σε εξουσιοδοτημένα άτομα που φέρουν σχετικό καρτελάκι.
Άπαντες οι εργαζόμενοι θα πρέπει να φέρουν το καρτελάκι σε εμφανές σημείο καθ' όλη τη διάρκεια προετοιμασίας καθώς και κατά την περίοδο λειτουργίας του συνεδρίου. Πραγματοποιούνται τακτικοί έλεγχοι (με σκανάρισμα στο καρτελάκι του φέροντος), προκειμένου να διασφαλισθεί η είσοδος στους χώρους του Συνεδριακού Κέντρου μόνο των διαπιστευμένων ατόμων.
Τα καρτελάκια για τους συνεργάτες και τις κατασκευαστικές εταιρείες / τεχνικό προσωπικό, θα παραλαμβάνονται ατομικά κατά την άφιξή τους στο Συνεδριακό Κέντρο και μόνο εφόσον έχουν αποστείλει στους διοργανωτές τα απαραίτητα στοιχεία εντός των ενδεδειγμένων χρονικών ορίων.
Κατά τη διάρκεια προετοιμασίας του συνεδρίου θα πρέπει να τηρούνται τα μέτρα κοινωνικής αποστασιοποίησης. Αυτό ενδέχεται να επιφέρει την ανάγκη για κυλιόμενα ωράρια εργασίας στα συνεργεία και το τεχνικό προσωπικό, ειδικά στην περίπτωση ιδιαίτερης και πολύπλοκης προετοιμασίας, προς αποφυγή συγχρωτισμού.
Η εταιρεία και ο υπεύθυνος του συνεδριακού κέντρου πραγματοποιούν ελέγχους στους χώρους καθ' όλη τη διάρκεια της προετοιμασίας του συνεδρίου, προκειμένου να διασφαλισθεί η τήρηση και εφαρμογή όλων των μέτρων υγιεινής και ασφάλειας καθώς και κοινωνικής αποστασιοποίησης.
Η χρήση μάσκας και η τήρηση των κανόνων υγιεινής είναι υποχρεωτική από όλα τα συνεργεία και το τεχνικό προσωπικό.
Γ. ΔΙΕΞΑΓΩΓΗ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ
ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ
Η εγγραφή, η χορήγηση καρτέλας συνέδρου, το πρόγραμμα του συνεδρίου και η απονομή πιστοποιητικών θα γίνεται ηλεκτρονικά (μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, 5Μ5, μέσου κοινωνικής δικτύωσης).
Η γραμματεία του συνεδρίου τοποθετημένη σε εμφανή και άνετο χώρο θα φέρει προστατευτικό στο μπροστινό της μέρος για την αποφυγή μεταφοράς σταγονιδίων.
Το προσωπικό, που θα στελεχώνει τη γραμματεία του συνεδρίου, θα φοράει υποχρεωτικά μάσκα.
Μπροστά από κάθε άτομο του προσωπικού της γραμματείας θα υπάρχει αντισηπτικό υγρό.
ΑΙΘΟΥΣΕΣ ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ
Ο αριθμός των συνέδρων με φυσική παρουσία περιορίζεται με βάση τη χωρητικότητα της αίθουσας του συνεδρίου τηρώντας τις αποστάσεις του 1,5 μέτρου προς όλες τις κατευθύνσεις, με μέγιστο αριθμό ατόμων στην αίθουσα (συμπεριλαμβανομένου του προσωπικού) τα πενήντα (50) άτομα, όταν το εμβαδόν της αίθουσας το επιτρέπει.
Εάν δεν υπάρχουν κενά μεταξύ των καθισμάτων (π.χ. αίθουσες αμφιθεάτρων) παραμένουν κενά τα καθίσματα δίπλα και εκατέρωθεν κάθε καθήμενου. Γίνεται σαφής σήμανση των καθισμάτων, που δεν επιτρέπεται να χρησιμοποιηθούν.
Δεν επιτρέπεται η παρουσία όρθιων εντός των αιθουσών.
Η είσοδος των συνέδρων και των ομιλητών στην αίθουσα θα ελέγχεται με ηλεκτρονική σάρωση της κάρτας συνέδρου. Στην αίθουσα θα βρίσκονται μόνο οι πρόεδροι/ομιλητές της συνεδρίας, ο επιτρεπόμενος αριθμός συνέδρων και τεχνικό προσωπικό.
Απαγορεύεται η είσοδος σε όσους δεν είναι εγγεγραμμένοι σύνεδροι ή προσωπικό υποστήριξης του συνεδρίου.
Εντός της αίθουσας θα υπάρχει άτομο του προσωπικού, το οποίο θα ελέγχει την τήρηση των μέτρων προστασίας από τους παρευρισκόμενους, συμπεριλαμβανομένων του προσωπικού του ξενοδοχείο, καθώς και τον αριθμό των διαθέσιμων θέσεων για την αποφυγή εισόδου υπεράριθμων.
Το προσωπικό που θα βρίσκεται στην αίθουσα και θα διανέμει το μικρόφωνο κατά τη διάρκεια των ερωτήσεων θα απολυμαίνει το μικρόφωνο μετά από κάθε ερώτηση.
Δημιουρνούνται ξεχωριστοί χώροι συναντήσεων για Β2Β εφόσον κριθεί απαραίτητο, όπου ακολουθούνται οι κανόνες κοινωνικής αποστασιοποίησης και η λήψη όλων των απαραίτητων μέτρων προφύλαξης (π.χ. χρήση μάσκας), προς αποφυγή συνωστισμού
Απαγορεύεται η λήψη φαγητού στην αίθουσα του συνεδρίου.
Η χρήση μάσκας προσώπου είναι υποχρεωτική για όλους τους παρευρισκόμενους στην αίθουσα (σύνεδροι, υπάλληλοι, τεχνικοί, ασφάλεια κλπ.)
ΠΑΝΕΛ ΟΜΙΛΗΤΩΝ ΚΑΙ ΠΡΟΕΔΡΕΙΟΥ
Στο πάνελ (Προεδρείο) θα έχουν τοποθετηθεί καρέκλες σε ικανή απόσταση μεταξύ τους και θα υπάρχουν αντισηπτικά για όλους τους Συντονιστές/Προέδρους. Τα νερά που θα βρίσκονται στο τραπέζι του Προεδρείου θα είναι εμφιαλωμένα και ατομικά και θα αλλάζουν ταυτόχρονα με την αλλαγή του Προεδρείου.
Υπεύθυνο για την αλλαγή των νερών και των σκευών είναι το προσωπικό του συνεδριακού χώρου ή του Συνεδριακού Κέντρου ή της υπηρεσίας εναλλακτικά.
Τα επιτραπέζια μικρόφωνα του Προεδρείου θα καθαρίζονται από το προσωπικό της εταιρείας οπτικοακουστικών, που υποστηρίζει το συνέδριο μετά το πέρας κάθε συνεδρίας. Το ίδιο ισχύει και για τα μικρόφωνα πέτου/ασύρματα που τυχόν χρησιμοποιηθούν.
Τα μικρόφωνα καθώς και τα χειριστήρια, που χρησιμοποιούνται για τις παρουσιάσεις των ομιλητών, θα καθαρίζονται μετά το πέρας κάθε ομιλίας από το προσωπικό της εταιρείας οπτικοακουστικών, που υποστηρίζει το συνέδριο βάση των διαδικασιών ασφαλείας/προστασίας που τους διέπει.
Η χρήση μάσκας προσώπου είναι υποχρεωτική για το Προεδρείο και για τους ομιλητές.
Ενθαρρύνεται η αποστολή των ομιλιών στη Γραμματεία με ηλεκτρονικό τρόπο.
Χορηγοί
Επιτρέπεται η παρουσία εμπορικών stands υπό την προϋπόθεση ότι δεν έχει θέσεις καθημένων, εξυπηρετείται από έναν υπάλληλο και δεν διαθέτει έντυπο ή άλλο υλικό στους συνέδρους.
Προκρίνεται η ηλεκτρονική παρουσίαση των εμπορικών μηνυμάτων σε οθόνες.
Το πλάτος των διαδρόμων μεταξύ των εκθετηρίων θα πρέπει να είναι προσαυξημένο κατά 20% σε σχέση με το πλάτος που ίσχυε τα προηγούμενα έτη.
www.tornosnews.gr
